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Verbreitung des UKV im SAP-Umfeld

Das Umsatzkostenverfahren (UKV) ist vor allem unter Industrieunternehmen sowie bei international tätigen Unternehmen mittlerweile der Standard. Der wesentliche Gegensatz zum Gesamtkostenverfahren besteht darin, dass die periodisch angefallenen Kosten nach sog. Funktionen dargestellt werden, wie etwa Kosten des Umsatzes, Vertriebskosten, F&E-Kosten und Allgemeine Verwaltungskosten. Unter den Kosten des Umsatzes werden dabei nur diejenigen Kosten dargestellt, die tatsächlich zur Realisierung des Umsatzes der Periode angefallen sind. Üblicherweise erstellen die oben skizzierten Unternehmen außerdem auch eine Segmentberichterstattung, wo sie das Ergebnis der einzelnen Teilunternehmen ebenfalls ausweisen.

ukv-Umfrage

Das UKV lässt sich in SAP auf unterschiedlichen Wegen abbilden; wie aus der Umfrage vom Juli (s.o.) hervorgeht, scheinen auch alle davon verbreitet zu sein.

Im Neuen Hauptbuch erreicht man eine Darstellung nach Funktionen über die Entität „Funktionsbereich“, die man als Auswertungsmerkmal in die FI-Summentabelle FAGLFLEXT aufnehmen kann. Jeder Beleg, der einem Funktionsbereich zugeordnet wurde, kanns somit im Reporting ausgewiesen werden. Die Zuordnung des Funktionsbereichs erfolgt über eine Verknüpfung mit Sachkonten bzw. Kostenarten, mit Controlling-Objekten (Kostenstelle, Innenauftrag, Projekt etc.) oder über eine Substitution.
Für die Segmentberichterstattung steht das Profit-Center zur Verfügung, anhand dessen das Unternehmen in ergebnisverantwortliche Unterbereiche eingeteilt werden kann.

Kunden, die das Neue Hauptbuch nicht einsetzen, haben die Wahl zwischen dem UKV-Ledger und der klassischen Profit-Center-Rechnung (EC-PCA). In beiden Fällen benötigen Sie ein eigenes Ledger, in dem Sie die Zuordnung zu Funktionsbereichen fortschreiben können. Die Zuordnung der Funktionsbereiche selber funktioniert analog wie oben zum Neuen Hauptbuch beschrieben. Mit dem EC-PCA können Sie ebenfalls die Segmentberichterstattung abbilden; das UKV-Ledger hingegen ist lediglich eine Ergänzung zum klassischen Hauptbuch, welches eine Aufteilung nach Segmenten lediglich über die veraltete Funktionalität der Geschäftsbereiche erlaubt.

Eine weitere Möglichkeit zur Darstellung des UKV ist schließlich die kalkulatorische Ergebnisrechnung (CO-PA). Hier bilden Sie die Funktionsbereiche als Wertfelder ab und müssen sicherstellen, dass Sie die komplette GuV in das CO-PA verrechnen (also Abrechnung aller Aufträge und Projekte sowie Umlage der Kostenstellen).

Und schließlich ist es auch denkbar, das UKV über Konten abzubilden. Hier muss dann der Kontenplan derart erweitert werden, dass Sie jede denkbare Kombination aus Konto und Funktion abbilden. Ein Konto „Materialverbrauch“ kann z.B. in den Kosten des Umsatzes, in den F&E-Kosten und möglicherweise auch in den Vertriebskosten auftauchen, es wären also drei Konten für den Materialverbrauch notwendig.

SAP Umsatzkostenverfahren

Umsatzkostenverfahren in SAP
Die „richtige“ Lösung auswählen und richtig anwenden!

Überleitung des Gesamtkostenverfahrens zum Umsatzkostenverfahren
Neben dem Gesamtkostenverfahren (GKV) ist das Umsatzkostenverfahren (UKV) eine der zulässigen Formen bei der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem deutschen Handelsgesetzbuch (HGB). In Deutschland ist das Gesamtkostenverfahren immer noch verbreitet. Wenn allerdings die Rechnungslegung von HGB auf die IFRS umgestellt wird, stellt sich bei Unternehmen die Frage nach einer Umstellung des GKV auf das UKV.

Welche UKV-Lösungen es mit SAP gibt
Im SAP-System gibt es mehrere Möglichkeiten ein Umsatzkostenverfahren (UKV) abzubilden: Zu nennen sind zum einen die Kontenlösung, die Abbildung im Controlling und die Abbildung mittels des Umsatzkostenledgers.

Bei der Kontenlösung werden die Informationen, welche für das Umsatzkostenverfahren gebraucht werden, in der Hauptbuchhaltung abgebildet. Mit den Konten wird eine zusätzliche Dimension geschaffen, welche die betrieblichen Funktionen abbildet. Diese Lösung ist normalerweise nicht zu empfehlen, weil eine Firma dann schnell auf eine unübersichtliche Anzahl von Konten kommt, die im Kontenplan abgebildet werden müssen. Trotzdem gibt es immer wieder Unternehmen, die diese Art der Abbildung gewählt haben. Änderungen und Praxistauglichkeit bleiben aber oftmals auf der Strecke.

Wählt man die Abbildung im Controlling, wird in der Ergebnisrechnung (CO-PA) mit Merkmalen und Wertfeldern die zusätzliche Dimension der betrieblichen Funktion dargestellt. In der Praxis kommt dieser Lösungsansatz bei den Unternehmen vor und hat sich als tragfähige Lösung bewährt. Ein Nachteil ist allerdings eine fehlende Vergleichbarkeit mit einem Gesamtkostenverfahren über das SAP-Modul CO-PA. Grund ist, dass in dem Rechenwerk Bilanzwerte nicht geführt werden. Somit bleiben Bestandsveränderungen außen vor.

Nimmt man zur Abbildung den Umsatzkostenledger, dann werden mit einem neuen Feld Funktionsbereich alle erfolgswirksamen Buchungen nach UKV dargestellt. Beim Umsatzkostenledger besteht das Problem, dass Leistungen einer Periode den entsprechenden Funktionsbereichsinhalten zugeordnet werden.
In SAP R/3 entsteht datentechnisch bei den Geschäftsvorfällen ein neuer Beleg, der in einem neuen Datenbereich Umsatzkostenledger abgespeichert werden kann. Die »breite« Datenbasis im neuen Hauptbuch inkludiert ebenfalls den Funktionsbereich und beseitigt somit diesen Nachteil.

Bei einem Übergangsprojekt in SAP – sei es nun vom GKV zum UKV oder von einer UKV-Kontenlösung zu der Ledgerlösung – sind auf den ersten Blick nur wenige Einstellungen vorzunehmen. Dies sollte nicht den Blick verstellen, dass die Einführung des Umsatzkostenverfahrens zeitaufwendig ist und gut vorbereitet werden muss. In der Praxis ist beispielsweise immer wieder zu beobachten, wie in den Zeilen des Umsatzkostenverfahrens falsche Werte auftauchen, weil vorab nicht alle Geschäftsprozesse auf ihre Auswirkung auf das Umsatzkostenverfahren durchgetestet wurden. Sowohl für die Tests als auch für die Nutzung des Umsatzkostenverfahrens, ist es erforderlich, dass insbesondere die verantwortlichen Mitarbeiter die Regeln für die Ableitung des Funktionsbereichs richtig anwenden. Ansonsten sinkt die Datenqualität, weil schon die Stammdaten falsch sind.